Définitions

• Un dataset ou jeu de données est identifiable par un DOI et citable comme un objet unique. Il comprend les données (physiquement déposées dans le portail ou dans un autre autre entrepôt), les métadonnées décrivant ces données, et les termes d’usage. Il est versionné.
• Un dataverse est une collection contenant des datasets ou des dataverses
• Un administrateur de dataverse est une personne chargée de gérer et d’administrer un dataverse. Il paramètre le dataverse (informations générales, choix des métadonnées applicables au dataverse, création de templates de saisie, etc.) et définit les personnes et groupes de personnes qui peuvent y créer, modifier, publier des datasets et des dataverses.

Le portail Data INRAE

Le portail Data INRAE répond à un double objectif :

• Proposer des services aux équipes de recherche de l’institut et de leurs partenaires pour faciliter la gestion des données scientifiques dans l’objectif de les rendre FAIR et ce notamment dans le cadre de projets européens
• Répondre aux obligations réglementaires françaises en matière d’ouverture des données

Les responsabilités d’un administrateur de “dataverse” s’inscrivent dans ce cadre

Règle 1 : Périmètre des données

En tant qu’administrateur d’un dataverse, vous devez veiller à ce que les données déposées dans celui-ci respectent les conditions suivantes :

• Avoir au moins un auteur INRAE ou assimilé : personnel titulaire INRAE, personnel non titulaire INRAE (MOO, CDD, Boursier de thèse, stagiaire), personnel PEPS sauf prestataire de service et missionnaire ULYSSE. 
  Peuvent faire exception à cette règle les projets collaboratifs nationaux ou internationaux qui choisissent Data INRAE comme entrepôt des données du projet : afin de favoriser l’unicité du lieu de dépôt, toutes les données du projet peuvent être déposées dans la collection qui lui est dédiée, même si INRAE n'a pas contribué à leur production. 
• Être diffusables à terme et ne pas être dans le périmètre des exceptions légales. Un arbre de décision, outil basé sur le guide d’analyse du cadre juridique est mis à votre disposition :  Il aide à déterminer si les données produites dans le cadre d'un projet scientifique classique (ie sans complexité au niveau des données) peuvent être diffusées, et sous quelles conditions. En cas de doute, les auteurs peuvent se rapprocher de datainrae@inrae.fr qui sollicitera si nécessaire des avis juridiques ou scientifiques complémentaires.

Règle 2 : Gestion des utilisateurs

En tant qu’administrateur d’un dataverse, vous pouvez définir quels utilisateurs ou groupes d’utilisateurs peuvent y créer, modifier, publier des datasets et des dataverses.

• La possibilité de créer des dataverses dans le dataverse qui est sous votre responsabilité doit obéir aux règles suivantes :
  • La création d’un sous-dataverse doit être motivée par la nécessité de regrouper les données d’une structure (unité, projet, plateforme), d’un projet de recherche ou d’une thématique.
  • L’administrateur du sous-dataverse est encouragé à se conformer au plan de gestion associé au dataverse parent ou à rédiger un Plan de Gestion des Données (PGD) selon un des modèles de type “structure” ou “projet".
  • L’administrateur du sous-dataverse doit être un agent INRAE ou assimilé.
• En cas d’autorisation d’une personne non INRAE à contribuer au dépôt, à la gestion et la publication des données d’un projet spécifique, vous devez veiller à ce que les données déposées par cette personne soient strictement en lien avec le projet concerné, au besoin en mettant en place un workflow de publication.
• Cas spécifique des dataverses dédiés aux UMR INRAE : si vous êtes administrateur d’un dataverse dédié à une UMR dont une des tutelles est INRAE, vous pouvez autoriser les personnels affiliés à d’autres organismes à contribuer au dépôt de données dans le dataverse et à créer des sous-dataverses dans la mesure où les données concernées sont la production ou la co-production de l’UMR.

Règle 3 : Ouverture des données

En tant qu’administrateur d’un dataverse, vous devez :

• Créer les conditions nécessaires pour relayer / diffuser les bonnes pratiques visant à rendre les données FAIR
• Privilégier l’accès et le téléchargement libre des données conformément à l’esprit de la loi pour une République numérique. Il faut en particulier limiter les restrictions d’accès aux cas qui le nécessitent : données pour lesquelles un contrat de consortium prévoit le partage sous le contrôle des auteurs.
• En cas de besoin, préférer l’utilisation du “Guestbook” paramétré par les administrateurs du portail Data INRAE global. Si un guestbook spécifique est créé, limiter les informations demandées aux 4 informations proposées par défaut, à savoir, Email, Name, Institution, Position, plus éventuellement une question sur les usages envisagés. Seule l’information concernant l’institution doit être requise, les autres informations doivent être optionnelles. Attention, seules ces informations sont déclarées à la CNIL par INRAE.
• Publier les sous-dataverses créés et les données déposées dans ce dataverse dans un délai de 6 mois, sauf raisons valables (projet de publication scientifique en cours).     

Règle 4 : Qualité des données et des métadonnées

En tant qu’administrateur d’un dataverse, vous devez mettre en oeuvre tout ce qui est nécessaire pour assurer la qualité des métadonnées et des données contenues dans ce dataverse. Pour ce faire, vous devez :

• Encourager le dépôt de fichiers dans des formats conformes aux standards de votre communauté, en privilégiant les formats non propriétaires et structurés
• Encourager l’utilisation de vocabulaires standards dans le contenu et les métadonnées des jeux de données
• Encourager une saisie la plus riche possible des métadonnées
• Vérifier que chaque jeu de données est toujours associé à au moins un fichier de données : si aucun fichier n’est déposé dans Data INRAE, s’assurer que la métadonnée “Link to data” est renseignée et permet d’accéder aux données dans un autre entrepôt.

Règle 5 : Données gérées dans un autre entrepôt

Le portail permet de décrire et de référencer des données gérées dans d’autres entrepôts. Dans le cas où les données sont gérées dans un autre entrepôt, il n'est pas nécessaire de les redéposer dans le portail Data INRAE. Il convient alors d’utiliser la métadonnée “Link to data” pour indiquer l’URL d’accès aux données dans l’entrepôt d’origine.